Elektronische Kommunikation

Die Stadt Gifhorn bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) in Verbindung mit § 1 des Niedersächsischen Verwaltungsverfahrensgesetz (NVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß
§ 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Stadt Gifhorn hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet. 

 

Formfreie Elektronische Kommunikation mit der Stadt Gifhorn

E-Mail

Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können online per E-Mail versendet werden. Bitte senden Sie Ihre E-Mail an die zentrale E-Mail-Adresse: info@stadt-gifhorn.de 

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Fachbereiche oder Personen. Auch an diese Adressen können Sie formfreie E-Mails senden. 

Bitte beachten Sie, dass Sie über einfache E-Mail-Adressen keine Anträge rechtsverbindlich stellen oder fristwahrend einreichen können. Zu ausgewählten Dienstleistungen stehen Ihnen hierfür Onlineanträge im Serviceportal der Stadt Gifhorn zur Verfügung. 

Ausgenommen von dieser Verfahrensweise ist die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Stadt Gifhorn. Hierzu wird auf die Hinweise in den einzelnen Ausschreibungen verwiesen. 

Es ist zu berücksichtigen, dass E-Mails auf dem Übertragungsweg durch das Internet von unautorisierten Personen mitgelesen und grundsätzlich auch verändert werden können. 

De-Mail 

De-Mails werden von den De-Mail-Anbieterinnen und -Anbietern verschlüsselt versandt. Sie eignen sich daher auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau. 

Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse der Stadt Gifhorn lautet:

 

Rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation mit der Stadt Gifhorn 

Serviceportal der Stadt Gifhorn (entsprechend des OZG) 

Über das Serviceportal der Stadt Gifhorn können digitale Dienstleistungen rund um die Uhr, standortunabhängig und auf verschiedenen digitalen Endgeräten in Anspruch genommen werden. Etwaig anfallende Gebühren können ebenfalls direkt online bezahlt werden. Das Serviceportal ermöglicht durch die Registrierung am Portal eine verschlüsselte Datenübermittlung und Kommunikation zwischen der Antragstellerin bzw. dem Antragsteller und der Verwaltung. 

Über das Serviceportal der Stadt Gifhorn werden zurzeit noch nicht alle Dienstleistungen angeboten. Schrittweise werden aber weitere Online-Dienstleistungen bereitgestellt.

Sie erreichen das Portal über die Internetseite der Stadt Gifhorn und über folgenden Link: www.service.stadt-gifhorn.de

Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung 

De-Mail ist ein elektronisches Kommunikationsmittel, welches auf der E-Mail-Technik basiert. Mit De-Mail können Nachrichten und Dokumente vertraulich, sicher und nachweisbar über das Internet versendet und empfangen werden. Zusätzlich gibt es Sende- und Empfangsbestätigungen, so dass Sie zum Beispiel auch Einschreiben elektronisch versenden können. 

Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Gifhorn elektronisch kommunizieren. 

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können. 

Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse der Stadt Gifhorn lautet:

Elektronische Übermittlung eines Widerspruchs mit qualifizierter elektronischer Signatur 

Ein Widerspruch gegen einen Verwaltungsakt (Bescheid) kann schriftlich oder direkt bei der Stadt Gifhorn zur Niederschrift mündlich vorgetragen werden. Daneben besteht zusätzlich die Möglichkeit, den Widerspruch in elektronischer Form einzulegen. 

Dazu übersenden Sie Ihren Widerspruch als elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Diese Signatur ist die elektronische Entsprechung zu Ihrer Unterschrift und wird durch eine Signaturkarte, ein Signaturkartenlesegerät und die passende Signatursoftware ermöglicht. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Stadt Gifhorn ermöglicht, ist nicht zulässig. Ein elektronisches Dokument, das Ihren Widerspruch enthält und diesen technischen Vorgaben entspricht, können Sie an die zentrale E-Mail-Adresse der Stadt: senden. 

 

BESONDERES BEHÖRDENPOSTFACH (beBPo)

 Gemäß der Elektronischen Rechtsverkehrsverordnung (ERVV) sind die Kommunen verpflichtet, ab dem 1. Januar 2022 als sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden ein besonderes Behördenpostfach (beBPo) einzurichten.

 Das beBPo bietet eine einfache und sichere elektronische Kommunikation mit der Justiz sowie Rechtsanwälten, Notaren und anderen Behörden. Es ermöglicht die Übertragung großer Datenmengen und hat Quittungsmechanismen und Prüfprotokolle bereits integriert. Eine separate elektronische Signatur ist nicht erforderlich, da das beBPo eine offizielle Legitimierung erfordert, in deren Rahmen sich die Behörde authentifizieren und legitimieren muss (Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis). 

Für die Korrespondenz mit der Stadt wurde ein beBPo eingerichtet. Die Postfachadresse finden Sie im beBPo Adressverzeichnis. 

Bitte beachten Sie, dass eine Kommunikation zwischen den besonderen elektronischen Behördenpostfächern und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen nicht möglich ist. 

 

DATEIFORMATE 

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen annehmen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden: 

  • Portable Document Format (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASCII (.txt)
  • Microsoft Word ab Version 2007 oder Kompatible (.docx)
  • Microsoft Excel ab Version 2007 oder Kompatible (.xlsx)
  • Joint Photographic Expert Group (.jpg)
  • Portable Network Graphic (.png)
  • Tagged Image File Format (.tif)

Die Stadt Gifhorn behält sich aus Sicherheitgründen für alle anderen Dateiformate vor,
E‐Mails mit solchen Anlagen ohne weitere Information zu löschen. Bitte setzen Sie sich gegebenenfalls vorab mit Ihren Ansprechpartnerinnen bzw. Ansprechpartnern bei der Stadt Gifhorn in Verbindung.

In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Verwenden Sie abweichende Dateiformate und/oder Makros, so kann die E-Mail nicht bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.

E-Mails dürfen eine Größe von 20 MB nicht überschreiten, da sie sonst nicht empfangen werden können. Bei E-Mails mit Dateien bzw. Datenmengen über 20 MB ist mit der jeweiligen Ansprechpartnerin bzw. dem jeweiligen Ansprechpartner ein gesondertes Verfahren abzusprechen (z. B. die Nutzung von Cloud-Services).

 

VIRENSCHUTZ BZW. UMGANG MIT SPAM-MAILS

Wenn Sie der Stadt Gifhorn eine E-Mail mit nicht zugelassenen Dateiformaten übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail mit einem Virus ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weiteren Informationen bzw. Rückmeldungen.

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